Un vistazo a la realidad del tema.
Las áreas de abastecimiento en muchas organizaciones aún dependen en gran medida de procesos manuales, lo que genera ineficiencias y ralentiza considerablemente el flujo de trabajo. Desde la solicitud inicial hasta la aprobación final, las etapas del proceso de compras suelen involucrar múltiples correos electrónicos, hojas de cálculo y tareas que requieren la intervención humana. Este enfoque manual no solo incrementa el riesgo de errores y duplicidad de tareas, sino que también limita la capacidad de las empresas para responder rápidamente a las necesidades internas, impactando en la agilidad y en la eficiencia del negocio.
Además, la falta de medición y seguimiento efectivo de los tiempos en cada etapa es una de las barreras más notables para una gestión de compras optimizada. La mayoría de las veces, no existe una visibilidad clara sobre cuánto se demora cada paso del proceso, lo que impide a los equipos de abastecimiento identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora. Sin métricas precisas y automatizadas, es difícil implementar mejoras que aumenten la eficiencia operativa, lo que hace que el área de abastecimiento sea un factor limitante en lugar de un impulsor estratégico dentro de la organización.
Enfrentando el problema
Enfrentar los desafíos de las áreas de abastecimiento requiere un enfoque muy concreto, que permita primero entender y medir cada paso del proceso actual. Es clave analizar dónde se producen los cuellos de botella y cómo afecta cada uno al flujo general, identificando las tareas repetitivas que consumen más tiempo y recursos.
También es fundamental fomentar una cultura de mejora continua y adaptación tecnológica dentro del equipo de compras. Al establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) y herramientas de seguimiento, se puede obtener una visión clara del rendimiento de cada etapa y definir metas concretas de eficiencia. Esto permitirá entender por ejemplo, que tipos de compras tardan mas que otras ó priorizar las áreas que responden mas lento a ciertas solicitudes. Esto sentará las bases para implementar cambios que agilicen el flujo de trabajo y eliminen las ineficiencias de raíz.
Como solucionamos el problema
En Cibertrend, hemos utilizado utilizado durante años la tecnología de InvGate Service Management. Para nosotros ha sido fundamental usar una herramienta de service desk que incluye un robusto módulo de workflow.
Pero porque usamos una herramienta de gestión de tickets?. Simple: maneja a la perfección el ciclo de aprobaciones, las notificaciones y ademas el diseño del flujo es sencillo. Este módulo de diseño permite diagramar y gestionar cada etapa del proceso de abastecimiento, desde las solicitudes iniciales hasta las aprobaciones finales, optimizando el flujo de trabajo mediante la automatización y un control detallado de cada paso.
Lo más relevante es que el diseño de los flujos se realiza mediante una interfaz NoCode, lo que significa que el equipo puede configurar y personalizar los procesos sin la necesidad de conocimientos de programación. Esta característica facilita la adaptación de la herramienta a las necesidades específicas de la organización y permite realizar cambios rápidos en los flujos sin depender de un desarrollador, ahorrando tiempo y costos.
Las tecnologías NoCode ofrecen varias ventajas adicionales. En primer lugar, aumentan la agilidad al permitir que los propios usuarios del negocio diseñen y ajusten los procesos directamente, adaptándolos rápidamente a cambios en las políticas o necesidades operativas. Además, estas plataformas facilitan la colaboración entre diferentes áreas, ya que los responsables pueden visualizar y validar cada etapa del flujo de trabajo antes de su implementación. La reducción de la dependencia de recursos técnicos permite, finalmente, que el equipo de abastecimiento tenga un control más directo y preciso sobre el flujo de trabajo, optimizando los tiempos de respuesta y aumentando la eficiencia general en la gestión de compras.
Un vistazo a la solución
El flujo diseñado en InvGate Service Management permite una gestión integral y automatizada de las solicitudes de compra, asegurando que cada etapa y requisito se cumpla con precisión. A través de un portal de autoservicio, los empleados pueden iniciar solicitudes de manera ágil y con mayor autonomía, mientras el sistema controla automáticamente que cada solicitud pase por las aprobaciones requeridas, comenzando con la validación de su jefe directo.
Además, el flujo incluye varios puntos críticos de control: se verifica si la solicitud requiere soporte adicional para cotizaciones o asistencia en la selección de cuentas contables y partidas presupuestarias, asegurando que cada compra esté correctamente asignada a sus respectivos ítems financieros. En casos donde el monto de la solicitud supera ciertos umbrales, el flujo escalará automáticamente, dirigiéndose al gerente de finanzas o al gerente general, según sea necesario. Este diseño no solo agiliza la tramitación de compras, sino que también refuerza el control financiero y permite cumplir con políticas corporativas, reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando la precisión en la gestión de gastos.
Al finalizar este proceso, las áreas de compras obtienen todo el flujo automatizado de aprobaciones y notificaciones, lo que agiliza en gran manera la gestión, sin embargo, la generación de ordenes de compra en el ERP financiero sigue siendo manual.
Opcionalmente, algunos clientes nos han solicitado que, una vez cumplido todo el proceso de aprobaciones, un webservice construido ad-hoc para cada cliente, permita crear la orden de compra directamente en el ERP del cliente. Hemos hecho esto para clientes que tienen SAP BusinessOne u Oracle NetSuite, pero es posible hacerlo con cualquier otro ERP que haga uso de API. Con esto, el 100% del proceso queda automatizado.
¿Listo para dejar atrás el flujo de compras manual y modernizar tu proceso?
En Cibertrend, te ayudamos a implementar soluciones tecnológicas que harán más eficiente tu gestión de compras. Automatizar este proceso de creación y pruebas dentro de la herramienta tarda aproximadamente 4 semanas incluyendo capacitación al cliente.
Si deseas añadir la interfaz con tu ERP, demoramos 3 semanas como maximo en desarrollar el webservice. Recuerda que tu ERP debe ser compatible con inyección de datos via APIs.
Contáctenos en contacto@cibertrend.com y descubre cómo podemos ayudarte a digitalizar y optimizar tus operaciones.
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